Poznań, dnia 11 września 2023 r.
Zapytanie ofertowe
Przedmiot: „Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.
Zamawiający:
Poznańskie Towarzystwo „Amazonki”
ul. Piastowska 38
61-556 Poznań
Tel. 61 8333 665
KRS 0000075164
NIP: 783-14-95-516
Regon: 631275027
Adres strony internetowej: http://www.amazonki.poznan.pl/
Email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Status organizacji pożytku publicznego: TAK
Zamawiający nie jest płatnikiem VAT
- Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania publicznego.:
„XXIX OGÓLNOPOLSKA SPARTAKIADA AMAZONEK”
Okres całkowity realizacji projektu: od 1 czerwca 2023 r. do 30 września 2023 r.
Okres podlegający audytowi: od 1 czerwca 2023 r. do 30 września 2023 r.
Koszt projektu w części podlegającej audytowi: 138 630,00 zł; w tym ze środków PFRON: 103.900,00 zł.
Wartość kosztów kwalifikowanych projektu w części podlegającej audytowi: 138 630,00 zł.
- Wprowadzenie
1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.); z zastrzeżeniem, iż z dniem 1 stycznia 2021 roku weszła w życie ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019).
2. Postępowanie o wartości szacunkowej powyżej 14 000 euro.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu „XXIX Ogólnopolska Spartakiada Amazonek” współfinansowanego przez PFRON.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Zakres audytu zewnętrznego
1.Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
2.W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania;są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
3.Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
- ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
- ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
4. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
5.Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.
V. Wymagania dotyczące oferenta
- Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem w zakresie prowadzenia audytu oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego zadania/projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt b-d stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła (podmiotu/instytucji finansującej) wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Oświadczenie, o którym mowa w niniejszym punkcie stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
- Wyłączeniu podlegają podmioty, które nie będą w stanie świadczyć usługi na podstawie umowy zlecenia zakończonego wystawieniem faktury albo rachunku.
VI. Wymagania dotyczące raportu
- Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty audytem zewnętrznym,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym zestawienie dokumentów (wystawca, rodzaj, numer dokumentu, kwota kosztu kwalifikowanego), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
VII. Oferta.
Oferta winna być sporządzona w języku polskim.
W ofercie winna być podana CENA BRUTTO za przeprowadzenie audytu
VIII. Opis części zamówienia – jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
IX. Wymagany termin realizacji.
Okres realizacji zlecenia: od 20 września 2023 r. do 30 września 2023 r.
Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie 3 dni od dnia wyboru oferty.
X. Warunki Płatności.
Płatność zostanie zrealizowana przelewem na wskazany przez Wykonawcę w fakturze rachunek bankowy w terminie do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
XI. Kryteria oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:
K1 – Cena – maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt,
K2 – Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych ze środków publicznych (im większa ilość tym wyższa punktacja przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane) – 3 pkt za 1 zrealizowany audyt; maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt,
Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).
Ad. 1
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K1- Cena:
K1 = (Cmin:C) x 70
K1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert
C – cena badanej oferty
Cena musi być podana w wartości BRUTTO, w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.
Ad. 2
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K2 - Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych ze środków publicznych:
K2 = Ilość wykonanych audytów x 3 pkt, przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane
K2 – liczba punktów uzyskana za kryterium ilości audytów, maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt
XII. Informacje dodatkowe.
- Oferta powinna być podpisana czytelnie przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
- Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.
- W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
- Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej w formie skanu do pliku PDF, drogą mailową na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF.
- Termin składania ofert: do dnia 18 września 2023 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową Poznańskiego Towarzystwa „Amazonki”.
- Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
- Termin związania ofertą wynosi 10 dni od daty otwarcia ofert przez Zamawiającego.
- O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani 18 września 2023 r. poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Poznańskiego Towarzystwa „Amazonki” http://www.amazonki.poznan.pl/ .
- W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.
- Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty.
- Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę.
- Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi wykonawcami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- swobodnej weryfikacji ofert,
- unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.
- Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Oferentów oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 11 września 2023 r.
Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pn. XXIX OGÓLNOPOLSKA SPARTAKIADA AMAZONEK z dofinansowania środków PFRON
przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) ...................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ja (imię i nazwisko) ................................................................................................................................
jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
- nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
- nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych;
- w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
- nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób;
- nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt;
- nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
- nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.
Podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu
|
Data i miejsce
|
|
|
Pobierz:
Zapytanie ofertowe druk PDF
Załącznik Nr 1 do zapytania